Chữ ký số là công cụ không thể thiếu để thực hiện các giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Chữ ký số hết hạn sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị, doanh nghiệp. Vậy khi chữ ký số hét hạn thì bạn cần làm gì? Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn.
- Các trường hợp hết hạn của chữ ký số
Lỗi hết hạn chữ ký số có thể xảy ra trong nhiều trường hợp:
– Thời hạn hợp đồng: Nếu chữ ký số của bạn được cấp phép theo hợp đồng và thời hạn trong hợp đồng đã hết, chữ ký số sẽ hết hạn.
– Thời hạn tự nhiên: Chữ ký số có thể được cấp phép trong một khoảng thời gian nhất định (ví dụ: 1 năm, 2 năm) và sau đó tự động hết hạn sau khoảng thời gian đó.
– Hết hạn đột xuất: Đôi khi, chữ ký số có thể bị hủy trước thời hạn do các lý do an ninh hoặc vi phạm quy định.
Thời hạn của chữ ký số được xác định bởi cơ quan chứng thực chữ ký số hoặc dịch vụ cung cấp chữ ký số, và thường được đưa ra để đảm bảo tính an toàn và tin cậy của chữ ký số trong thời gian nhất định.
Khi gặp thông báo lỗi chữ ký số hết hạn, bạn cần liên hệ với nhà cung cấp chữ ký số của mình để gia hạn hoặc làm mới chữ ký số. Tùy thuộc vào loại chữ ký số và nhà cung cấp, bạn có thể cần phải thực hiện các bước cụ thể để gia hạn chữ ký số.
- Ảnh hưởng của việc chữ ký số bị hết hạn
Chữ ký số được sử dụng giống như chữ ký tay đối với cá nhân hay sử dụng giống như con dấu đối với tổ chức. Do đó, khi chữ ký số bị khóa dẫn đến hàng loạt các hoạt động của doanh nghiệp bị ảnh hưởng như:
– Không xuất được hóa đơn điện tử
– Không thể khai thuế điện tử, nộp thuế điện tử
– Không ký được hợp đồng điện tử
– Không thực hiện được việc khai hải quan điện tử, khai bảo hiểm xã hội điện tử…
– Không giao dịch được với ngân hàng
Chữ ký số đóng vai trò quan trọng trong giao dịch điện tử, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện được hoạt động mua bán, hợp tác kinh doanh, giao dịch nếu thiếu chữ ký số.
- Cách kiểm tra thời hạn của chữ ký số
Để kiểm tra xem chữ ký số hết hạn chưa và còn bao lâu thì hết hạn, bạn có thể dùng 2 cách sau:
Cách 1: Kiểm tra hạn chữ ký số qua website của Tổng cục Thuế
Bước 1: Truy cập tại website của Tổng cục Thuế => Đăng nhập tài khoản thuế của doanh nghiệp.
Bước 2: Click vào mục Tra cứu => Chọn Tra cứu tờ khai của doanh nghiệp => Nhấn Tra cứu.
Bước 3: Lựa chọn một tờ khai đã nộp thuế của doanh nghiệp với cơ quan thuế.
Bước 4: Kiểm tra hạn chữ ký số bằng việc chọn mục Xem chứng thư số.
Cách 2: Kiểm tra hạn chữ ký số thông qua phần mềm
Bước 1: Bạn đăng nhập trên phần mềm, ứng dụng chữ ký số bạn đang sử dụng
Bước 2: Vào mục Chứng thư số => chọn Khóa công khai => Chọn xem/hiển thị. Bạn dễ dàng xem được thời hạn của chữ ký số hiển thị trên màn hình.
- Thủ tục gia hạn chữ ký số gồm những gì?
Gia hạn chữ ký số áp dụng trong trường hợp cá nhân, doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng chữ ký số của nhà cung cấp cũ.
Để gia hạn chữ ký số bạn cần chuẩn bị một số giấy tờ sau:
– Bản sao công chứng giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
– Bản sao công chứng CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật/chủ doanh nghiệp.
– Giấy đăng ký sử dụng dịch vụ chữ ký số (theo mẫu của nhà cung cấp chữ ký số)
Sau khi hoàn tất các thủ tục và thanh toán, bạn sẽ nhận được thông báo xác nhận từ nhà cung cấp chữ ký số. Hệ thống sẽ cung cấp cho bạn chữ ký số mới đã được gia hạn. Hãy kiểm tra và đảm bảo rằng bạn đã nhận được chữ ký số mới và nó hoạt động một cách chính xác.
