Chữ ký số là công cụ không thể thiếu giúp các doanh nghiệp/đơn vị thực hiện các giao dịch điện tử nhanh chóng, thuận tiện. Chữ ký số sẽ thay thế chữ ký tay và con dấu thủ công, truyền thống trên các giấy tờ, văn bản. Vậy Mục đích sử dụng và lợi ích của chữ ký số là gì? Các bạn hãy theo dõi bài viết sau đây để có thêm thông tin bổ ích.
- Mục đích sử dụng chữ ký số
Chữ ký số dùng cho mục đích gì chắc hẳn đang là một trong những vấn đề mà bạn quan tâm. Trên thực tế, chữ ký số bao gồm 3 mục đích chính, quan trọng sau đây:
– Dùng để kê khai, nộp tờ khai, nộp các nghĩa vụ tài chính trong lĩnh vực thuế, hải quan và giao dịch chứng khoán,….Trong các trường hợp này, doanh nghiệp không cần phải in lại các tờ khai và thực hiện thủ tục đóng dấu như thông thường.
– Dùng khi doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục về đăng ký doanh nghiệp như: đăng ký địa điểm kinh doanh, thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện hay thay đổi đăng ký kinh doanh,….Sử dụng chữ ký số trong các trường hợp này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa thủ tục hành chính, thúc đẩy tiến độ công việc diễn ra nhanh hơn.
– Sử dụng khi doanh nghiệp và đối tác/khách hàng của doanh nghiệp ký kết hợp đồng thông qua hình thức trực tuyến. Điều này giúp các bên tiết kiệm thời gian tối ưu trong việc di chuyển, gặp mặt trực tiếp.
- Thành phần của chữ ký số
Có thể chia gồm 2 thành phần khác nhau đó là:
– Phần cứng: như USB có mã pin bảo mật;
– Chứng thư số là phần không thể tách rời, chứa dữ liệu được mã hóa của doanh nghiệp.
* Chứng thư số bao gồm các thông tin sau:
– Tên của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
– Tên của thuê bao.
– Số hiệu chứng thư số.
– Thời hạn có hiệu lực của chứng thư số.
– Khóa công khai của thuê bao.
– CKS của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS.
– Các hạn chế về mục đích, phạm vi sử dụng của chứng thư số.
– Các hạn chế về trách nhiệm pháp lý của tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực CKS.
– Thuật toán mật mã.
– Các nội dung cần thiết khác theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Các loại chữ ký số phổ biến hiện nay
Hiện nay, đang có 4 loại chữ ký số sử dụng nhiều nhất trên thị trường đó là: Chữ ký số USB token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM và chữ ký số từ xa.
- Chữ ký số USB Token
Chữ ký số USB Token là loại chữ ký số truyền thống và được sử dụng phổ biến nhất hiện nay. Nó là loại chữ ký số cần dùng đến thiết bị phần cứng tích hợp – USB Token (dùng để lưu trữ dữ liệu mã hóa và thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân). Người dùng khi ký số bằng chữ ký số USB Token cần cắm USB vào máy tính để thực hiện ký tài liệu điện tử.
b. Chữ ký số Smartcard
Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký số được thiết lập sẵn trên SIM do các nhà mạng nghiên cứu phát triển, có thể giúp người dùng sử dụng trên thiết bị di động nhanh chóng.
Tuy nhiên loại chữ ký số này vẫn còn nhiều hạn chế và nhược điểm khi phải phụ thuộc vào sim của các nhà mạng. Nếu người dùng có sim nằm ngoài vùng phủ sóng của nhà mạng hoặc có việc phải đi công tác nước ngoài thì việc ký số cũng không thể diễn ra được.
c. Chữ ký số HSM
Chữ ký số HSM là loại chữ ký số sử dụng công nghệ HSM để lưu trữ cặp khóa điện tử và sử dụng các giao thức mạng để truyền nhận, xử lý lệnh ký. T
Trong đó HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị vật lý được dùng để quản lý cũng như bảo vệ các cặp khóa chứng thư số cho các ứng dụng xử lý mật mã và có tính xác thực mạnh. HSM có hình thức dạng một card PCI cắm vào máy tính hoặc là một thiết bị phần cứng độc lập có kết nối mạng.
d. Chữ ký số từ xa
Chữ ký số từ xa (Remote Signature) hay còn được biết với một số cách gọi khác như: Chữ ký số không dùng USB Token, chữ ký số không cần USB, chữ ký số di động, chữ ký số online… là loại chữ ký số kiểu mới và được đánh giá là loại chữ ký số có công nghệ, tính năng và tính ứng dụng mạnh mẽ nhất.
Chữ ký số từ xa sử dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để ký số mà không cần sử dụng thêm bất kỳ thiết bị phần cứng nào.
Chữ ký số từ xa khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của chữ ký số USB Token, khi cho phép người dùng ký số mọi lúc mọi nơi trên tất cả các thiết bị điện tử (mobile, PC, tablet…) mà không phụ thuộc vào các thiết bị phần cứng.
- Lợi ích chữ ký số đem lại
Sử dụng chữ ký số giúp các cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp:
– Tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn giấy tờ, thực hiện ký kết mọi lúc, mọi nơi kết nối internet.
– Chuyển gửi tài liệu cho đối tác, khách hàng nhanh chóng, dễ dàng.
– Đảm bảo tính toàn vẹn thông tin của doanh nghiệp
– Bảo mật an toàn thông tin
– Xác định danh tính người ký
– Tăng uy tín doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.
- Quy định về tiêu chuẩn đảm bảo an toàn chữ ký số
Căn cứ vào Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP về tiêu chuẩn đảm bảo an toàn của chữ ký số như sau:
– Thời gian tạo chữ ký số phải có hiệu lực và được kiểm tra bằng khóa công khai được ghi trên chứng thư số;
– Chữ ký số được tạo từ khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức sau đây cung cấp:
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
+ Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng – được quy định tại Điều 40 của Nghị định này;
* Lưu ý: Khóa bí mật chữ ký số chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký vào thời điểm ký;
- Quy định về thời gian gia hạn chứng thư số
Tại điều 26 của Nghị định 130 quy định về thời gian gia hạn chữ ký số cho thuê bao cụ thể như sau:
– Trước khi hết hạn chứng thư số ít nhất 30 ngày, người dùng có quyền yêu cầu gia hạn chứng thư số để tiếp tục sử dụng;
– Sau khi nhận yêu cầu gia hạn chứng thư số từ người dùng, nhà cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có nghĩa vụ hoàn thành thủ tục gia hạn chứng thư số trước khi kết thúc hiệu lực.
Nếu bạn có vướng mắc vấn đề nào liên quan đến chữ ký số cũng như muốn sử dụng dịch vụ kế toán hãy liên với Dịch vụ kế toán Blue để được tư vấn và hỗ trợ.
