Theo quy định của Chính phủ, Tại nghị định 123/2020/NĐ-CP, ban hành ngày 19/10/2020. Cụ thể tại Khoản 3, Điều 59 quy định:
“Doanh Nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua – bán hàng hóa dịch vụ trước ngày 01/07/2022.”
Theo đó, thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử không phải từ ngày 01/11/2020 như trước, mà thay vào đó các doanh nghiệp có thời gian để chuẩn bị thủ tục phát hành hóa đơn điện tử.
- Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
Để đủ điều kiện đăng ký hóa đơn điện tử với tổng cục thuế, trước hết, cơ sở kinh doanh cần đáp ứng những điều kiện sau đây:
– Có chữ ký số còn hiệu lực ký.
– Có thiết bị truy cập mạng internet, đường truyền internet đủ khả năng để thực hiện kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Xây dựng được cơ sở dữ liệu để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong 10 năm hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử được cấp phép
– Có phần mềm bán hàng kết nối và tự động chuyển dữ liệu hóa đơn vào phần mềm kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp mới thành lập thì chưa bắt buộc đáp ứng yêu cầu này.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Đối với một số các doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân sẽ buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của Cơ quan thuế theo Khoản 1, Khoản 3, Khoản 4 Điều 12 Nghị định 119. Các đối tượng bao gồm:
– Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, bao gồm cả các doanh nghiệp và tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế;
– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên lĩnh vực nông, lâm nghiệp, thủy sản, công nghệ và xây dựng; 10 tỷ đồng trở lên nếu lĩnh vực thương mại và dịch vụ;
– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán và có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
* Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:
Truy cập Cổng Thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại www.gdt.gov.vn và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong tờ khai Mẫu số 01 trong mục “Áp dụng hóa đơn điện tử” tích vào mục “Có mã của Cơ quan thuế”.
Lưu ý: Trong 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo về việc chấp thuận hay không chấp thuận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nếu được chấp thuận, doanh nghiệp bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có). Nếu thay đổi thông tin đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
a) Đối tượng được đăng ký sử dụng:
– Các doanh nghiệp, đơn vị, hộ, cá nhân được quy định theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định Nghị định 119/2018/NĐ-CP được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của Cơ quan thuế. Theo đó thì các doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, vận tải, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại và các doanh nghiệp đã và sẽ giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử được phép sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
b) Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn:
Truy cập vào Cổng thông tin điện tử Tổng cục thuế tại gdt.gov.vn và điền các thông tin tại Tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Trong tờ khai Mẫu số 01 trong mục “Áp dụng hóa đơn điện tử” tích vào mục “Không có mã của Cơ quan thuế”.
Lưu ý: Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận. Nếu được chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần tiến hành hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Nếu cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp thì doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử và được chấp nhận của Tổng cục thuế thì các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh sẽ thực hiện các thủ tục để phát hành hóa đơn điện tử theo trình tự: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử, tạo hóa đơn điện tử mẫu và gửi lên cơ quan thuế, phát hành hóa đơn điện tử để có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
4 Hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Thủ tục hồ sơ đăng ký sử dụng, phát hành hóa đơn điện tử doanh nghiệp mới thành lập cần thực hiện 3 bước như sau:
Bước 1: Lập quyết định áp dụng hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)
Bước 2: Lập thông báo Phát hành hóa đơn điện tử (theo Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32)
Bước 3: Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu Về cách thức nộp hồ sơ: gửi tới cơ quan thuế thông qua cổng thông tin điện tử hoặc có thể in ra gửi bằng bản cứng tới cơ quan thuế.
Kể từ ngày 01/06/2022, quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đã được áp dụng với tất cả các doanh nghiệp. Để đáp ứng việc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục đăng ký hoá đơn điện tử và được Tổng cục Thuế chấp nhận. Đồng thời, doanh nghiệp phải đáp ứng một số điều kiện về hạ tầng thông tin để có thể sử dụng hóa đơn điện tử.
