Hóa đơn điện tử là gì? Tại sao các doanh nghiệp lại luôn tìm hiểu thông tin và sử dụng hóa đơn điện tử nhiều như vậy? Nếu bạn vẫn chưa thực sự hiểu về hóa đơn điện tử thì hãy theo dõi bài viết dưới đây, Blue sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nó.
- Khái niệm hóa đơn điện tử
Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 có thể hiểu hóa đơn điện tử như sau:
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có thể có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, trong đó:
– Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
– Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”
Hiện nay, việc sử dụng hóa đơn điện tử đóng vai trò quan trọng trong mỗi đơn vị, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh. Theo đó đảm bảo mua bán hàng hóa được nhanh chóng, thuận lợi, hạch toán và kê khai thuế dễ dàng.
- Đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử
Từ ngày 01/7/2022, theo quy định Luật Quản lý thuế 2019 và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải sử dụng HĐĐT, bao gồm:
– Doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam; chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam.
– Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã.
– Hộ, cá nhân kinh doanh, tổ hợp tác.
– Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
– Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh.
Lưu ý: Doanh nghiệp và cơ sở kinh doanh khác không bắt buộc sử dụng HĐĐT từ ngày 01/7/2022 nếu đáp ứng đủ 02 điều kiện sau:
– Thành lập trong thời gian từ ngày 17/9/2021 đến hết ngày 30/6/2022
– Chưa đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin để sử dụng HĐĐT theo quy định.
- Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại:
– Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
- Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Các thủ tục này sẽ được chia làm 2 trường hợp, đó là đăng ký sử dụng hóa đơn có mã CQT và không có mã CQT.
* Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Các đối tượng đăng ký lập hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế bao gồm các tổ chức, doanh nghiệp, hộ và cá nhân kinh doanh. Thủ tục đăng ký sử dụng như sau:
– Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
– Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119/2018.
– Bước 3: Chờ thông báo từ cơ quan thuế theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119. Thời hạn thường là 1 ngày làm việc kể từ khi cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký.
– Bước 4: Nếu thông báo từ cơ quan thuế là chấp nhận thì quý khách cần hủy toàn bộ hóa đơn giấy chưa sử dụng để bắt đầu sử dụng HĐĐT. Nếu cần điều chỉnh thông tin thì quý khách chỉnh sửa và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu số 1.
* Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Các đối tượng có thể đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT bao gồm các doanh nghiệp kinh doanh xăng dầu, điện lực, bưu chính viễn thông, nước sạch, y tế, bảo hiểm, thương mại điện tử,… hay các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử với cơ quan thuế.
Thủ tục đăng ký như sau:
– Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế. Sau đó điền đầy đủ các thông tin theo mẫu số 1 Phục lục Nghị định 119.
– Bước 2: Cơ quan thuế gửi thông báo theo mẫu số 2 Phụ lục đính kèm Nghị định 119 sau 1 ngày làm việc kể từ khi nhận được đơn đăng ký.
– Bước 3: Sau khi được chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT không có mã CQT, quý khách cần hủy hết những hóa đơn giấy còn tồn đọng. Nếu không được chấp nhận thì nên đăng ký sử dụng HĐĐT có mã CQT.
Bài viết trên đây đã gửi đến những thông tin cơ bản cho câu hỏi hóa đơn điện tử là gì cùng với đối tượng sử dụng và các loại hóa đơn điện tử hiện nay. Khi có nhu cầu tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Dịch vụ kế toán Blue để được tư vấn chi tiết và sử dụng các dịch vụ chất lượng nhật.
